Seit geraumer Zeit versuche ich bereits, mir ein vernünftiges System zuzulegen Querstrich anzueignen, um meine Aufgaben, Termine und den ganzen anderen Kram, der täglich so anfällt, irgendwie in geordnete Bahnen zu bekommen.  Dazu muss ich vielleicht vorweg schicken: Ich habe ein unglaubliches Talent darin, Dinge vor mir herzuschieben (die hippen Hipster sprechen auch gerne vom Prokrastinieren), oder wichtige Unterlagen, Zettel oder Briefe ganz weit hinten in die Schublade zu schieben und dort zu vergessen. Lege ich mir Stapel oder Ablagen auf dem Schreibtisch an, um dort Dokumente abzulegen, die bearbeitet werden müssen, wächst dieser Stapel gerne auch mal bis knapp unter die Decke, ohne das sich irgendetwas tut.

Ich habe schon diverse Dinge probiert, um meine Aufgaben besser zu organisieren. Von der analogen Möglichkeit via Notizbuch oder kleinen, gelben Klebezettelchen bis hin zu diversen Programmen für den Mac oder das iPhone. Alles ganz wunderbar, nur leider befasse ich mich damit im Idealfall nur 3 Tage, bevor ich wieder in alte Gewohnheiten verfalle und versuche, mir Dinge einfach zu merken. Jaja, das mach ich dann morgen und das nächste Woche und… Ach scheisse, gestern wollte ich ja noch dieses und letzte Woche jenes gemacht haben.

Ich habe also gleich mehrere Probleme auf einmal. Mir fehlen zum einen vernünftige Strukturen, um Dinge zu organisieren und zum anderen das richtige Werkzeug. Und zu guter Letzt, und das ist vielleicht das grösste Problem: Das entsprechende Durchhaltevermögen. Oder besser: Eine Routine. Ich muss mir nicht nur überlegen, wie ich mir die Informationen, die ich brauche, am besten zugänglich mache, sondern auch, wie ich in das Abfragen und Abarbeiten dieser Informationen eine wiederkehrende Regelmässigkeit bekomme. Eine, die im Idealfall so fliessend und unbewusst in den Tagesablauf einfliesst, wie das tägliche Zähneputzen oder Kaffee kochen.

Es geht dabei im übrigen nicht nur um Dinge des täglichen Lebens, wie Überweisungen abschicken oder Arztbesuche planen. Auch der ganze Kram, der sich mit dem Internet befasst, will irgendwie geplant und organisiert werden. Egal ob es sich dabei um Ideen für einen Blogbeitrag oder ein paar Gedankenfetzen zum nächsten Podcast handelt. Oder darum, eine wichtige Mail zu beantworten, ein kommendes Projekt zu planen oder die neuesten Artikel im Feedreader zu lesen, bzw. diese irgendwie für später aufzuheben. Ja ich weiss, dafür gibt’s auch Dienste, nur verliere ich da irgendwie gerne den Überblick. Mal klickt man hier, mal kopiert man dort und mal speichert man da was ab. Und am Ende sind die Informationen irgendwo, nur nicht da, wo ich sie vermute oder suche oder wo sie im Idealfall von selber kommen und sagen, hallo! denk an mich!

In den letzten Tagen habe ich mir darüber wieder mehr Gedanken gemacht. Zum einen, weil mir der bereits über mehrere Kanäle von mir erwähnten Artikel zum Thema Aufnahme von Informationen im Internet ein Stück weit die Augen geöffnet hat, und zum anderen, weil ich mir gerade erst für viel Geld einen Organizer bestellt habe, mit dem ich hoffentlich ein bisschen Ordnung in mein kurzfristig vorhandenes Papier- und Aufgabenchaos bringen kann.

Möglicherweise ist Minimalismus auch hier ein wichtiger und entscheidender Faktor. Was nutzt es mir, wenn ich 4 verschiedene Programme, verteilt auf drei Geräte, nämlich iPhone, MacBook und iPad nutze und dazu noch zwei Notizbücher mit Kram vollschreibe und hinterher im Grunde nirgends regelmässig einen Blick reinwerfe? Was nützen mir 50 Feeds in meinem RSS Reader, weil ich Angst habe, dass ich irgendetwas verpassen könnte (nein, ich habe nicht wirklich Angst, keine Sorge), wenn ich nach einer Woche den Reader öffne und 6000 Artikel als gelesen markiere, weil die Menge an Informationen mich erschlägt?

Ihr seht schon, ich erkenne mein Problem selber. Ich bin also kein Irrer, der seinen Wahn oder seine Unfähigkeit leugnet. Ich habe das Problem erkannt und werde nun versuchen, es zu lösen. Bedeutet im Klartext: Die Menge an Informationen, die mich täglich erreicht, bzw. erreichen soll, muss drastisch reduziert, und die Zeit für bewusstes Aufnehmen dieser Information drastisch erhöht werden. Ich muss mein Task-Management radikal vereinfachen. Eine App auf jedem Device und ein Notizbuch, um Dinge, Termine oder Gedanken mal eben schnell zu Papier zu bringen. Und vor allem muss ich mich dazu durchringen, mir jeden Tag Zeit für die Abarbeitung meiner ToDo-Listen und meines Posteingangs zu nehmen. Denn wenn man sich täglich etwas Zeit nimmt und sich kleine Ziele steckt, bleibt am Ende der grosse Supergau mit einem schier unüberwindbaren Haufen an zu erledigenden Dingen aus und man hat nicht nur Zeit gewonnen, sondern auch Stress vermieden.

Ich werde mir also Gedanken dazu machen und an dieser Stelle davon berichten. Möglicherweise hat jemand von euch ja auch eine wunderbare Möglichkeit gefunden, seinen Kram perfekt zu organisieren. Wenn ja, dürft ihr mir dazu gerne was in die Kommentare schreiben. Welche Apps oder Programme nutzt ihr? Wie nutzt ihr sie? Wie organisiert ihr eure Aufgaben? Wie synchronisiert ihr eure Medien, in denen Ihr Aufgaben und Termine festhaltet? Für Inspiration oder anregende Tipps bin ich immer offen.